Грузоперевозки в Республику Беларусь: оплата страховки и платных дорог

Добрый день! Мы  транспортная компания,осуществляем грузоперевозки,в т.ч. и в Беларусь.На границе с Беларусью водители оплачивают международную страховку и платные дороги,при каждой поездке,для чего им выдаются подотчетные деньги из кассы (которые меняются на бел.рубли).Часть средств по платным дорогам при возвращении в РФ на таможне возращают и водители их опять меняют на рубли,чтобы потом отчитаться по авансовому отчету.
Вопрос:может быть у кого есть опыт по оформлению таких отношений по безналу?Куда обратиться по этому вопросу?
Работать за наличные очень неудобно : выдача денег,2 раза меняются деньги бел.руб/росс.руб.,водители не все документы привозят и тп.
Хотелось бы оптимизировать данный процесс.
Всем заранее спасибо!
Еще прошу прощения и модератора форума,т.к. не нашла раздела на форуме -куда логично разместить данный вопрос.